如何制作一个让客户感到满意的外贸报价单

在这文章中你将学到如何制作一个让客户感到满意的外贸报价单。

报价邮件不同于开发信，写开发信时我们是作为一个陌生人突然向客户来推销，写得太长太罗嗦的话客户不一定花那个时间来读，所以开发信要尽量长话短说，说对方最感兴趣的就可以了。

但是如果是收到客户询盘回邮件的话就不一样了，我们可能只有一次的机会，我想大家也遇到过很多回过一次邮件就石沉大海的情况。所以我们一定要抓住这次机会，尽量把能够展现给客户的信息如我们的优势，产品，服务和工厂等信息全面细致的都体现到邮件里面去。也就是说虽然客户在询盘中让我们报某某产品的价格，但是我们的报价邮件绝不能是单纯的报价。

报价的基本信息如付款方式，有效期，包装方式，集装箱容量，交货期等等，这些当然一定都要有！其他的还要包括你产品的优势，甚至需要简要的介绍几句你公司的优势，这个地方很多人有个误解，认为客户发来询盘就一定是对公司有所了解，其实不然，很多询盘是群发，根本就不知道你是哪家，是贸易公司还是工厂，有什么认证之类，所以简要的说上几句公司概况还是需要的！

很多人说我的资料简单，不需要报价单，一封邮件足可以写的清清楚楚，那么我说，不是不需要，而是看你愿不愿意做，因为报价单有第二个功能，就是方便客户统计资料，汇总资料。有一个问题，大家一定要记住，出来发询盘要报价的这位未必是做出最终选择和决定的人，他可能需要汇总一些资料借给做决定的人，这个时候如果你把报价单单独做出一份来，他下载直接可以，这是什么感觉呢？虽然他不能做最终决定，但是他可以决定把谁的交上去，把谁的删掉！

还有第三个功能，就是报价单本身具有的备忘功能，要知道，收到的报价许多，客户未必每一个都统计，他可能用一分钟的时间，选择出最终的几个入围者，其他的根本不再联系。但是如果他一直在采购，就会有可能还考察新的供应商，他不可能去挨个邮件去翻，谁是某产品供应商，但是他可以通过报价单找到信息。我有很多客户都是发报价单的时候未合作，但是在报价单上找到我的信息，持续联系，慢慢跟踪，后期合作的！

基于报价单以上的三个功能，我制作报价单的时候格式和细节是这样的：

1.我会把一些较为关键的内容，同时放到邮件正文里，例如总报价，例如我们的突出优势等等，这些都是引子，让客户有兴趣打开报价单。

2.我提供报价单，会提供至少两种格式，第一种word文档，这是供客户修改使用的，要知道，很多中间商或者拿佣金的个人，他们需要在我们价格的基础上修改价格，比较方便，但是由于word文档版本的差别，可能打不开，所以我还会提供一个pdf版本，pdf版比较正规，标准的文书，没有word编辑时留下的换行符号之类。我还可能提供一个图片版，万一客户word打不开，没有pdf浏览器，就要寄希望于这张图片了！

3.无论提供的什么文件格式，发之前必须预览，保证客户拿到手可以直接打印使用！我会在邮件最后部分写上：详细报价资料请参见附件中的文件，我提供了三种格式，word，PDF，JPG，视您的电脑软件情况选择最合适的格式，而且我都已经排好版，您可以直接下载打印使用！

4.报价单的命名一定是公司名称加产品名称，例如jacindustry quotation for food machine ，保证客户到时候能够知道这份报价单是什么产品的报价单，来自于哪个公司。

5.报价单一定要有页眉页脚，页眉页脚大家肯定都会设置，可以加入自己的公司的标志，名称，电话，传真，邮箱，已经公司的一些理念，口号，这是用来提升形象的一种方法！

6.报价单的第一部分一般我是做公司介绍，当然不是放在网站上那种介绍，简介，突出优势，例如专业生产多少年，拿到过那些认证，如何如何，把公司办公室的图片，工厂的图片，车间的图片都放上。当然凡是出现图片的都要打上水印！

7.下一部分是最重要的部分，报价部分，插入表格，将每一部分的价格标注清楚，包括每一部分的型号，大体参数尺寸，品牌，质保年限等等。当然还是要出现报价的关键因素，付款方式等！

8.下一部分将是上一部分的扩展，例如客户要了十个设备，上面对于每个设备都简略的用表格报了价，这个部分就需要放出每个设备的图片，这个设备是否有认证，有哪些具体的参数，优势等等，当然还包括这个设备的包装类型，包装图片，配套的配件数量等等；如果是成套设备，同理，上面了列出了每一部分的价格，下面也需要图片，具体参数，运行条件等等。总之这一部分，是为了告诉客户，我们的产品为什么值这个钱。

9.如果是成套设备还会有一个配件表，要标注出来

10.案例图片（如果有）

11.很多公司有集装箱摆放软件，如果有，可以在最后一部分演示一下客户需要的产品如何摆放，总计需要几个集装箱，彰显专业！

12.要注意分段，不要出现很多文字一大段的情况，用不同的颜色文字标记不同的重点，加上图片，图文交叉，可以做出一个非常漂亮的报价文件！

13.报价单的一开头部分（公司简介之前）我会加入，TO某个客户，然后注明报价单制作时间，有效期时间。

目前外贸报价单格式的主要形式有哪些呢？

一、外贸报价单格式之电子形式报价单，通过邮件或即时通讯在线聊天工具将报价单连同电子目录等一并发送给客户。

常用的即时通讯工具有：腾讯QQ、微软MSN、SKYPE、雅虎通Yahoo Messenger、Google-talk。

二、外贸报价单格式之电传形式报价单：

通过传真方式将报价单打印后传真给客户，有的时候还需要双方的签字和盖章。

中国大陆地区传真区号：0086、

中国台湾地区传真区号：0886、

中国香港地区传真区号：0852、

中国澳门地区传真区号：0853。

三、外贸报价单格式之邮寄件形式报价单，通过快递公司将报价单连同彩色印刷产品目录或产品目录光盘等一并邮寄给客户。

常见的全球性快递公司有：

中外运敦豪（DHL）、

美国联邦快递（Fedex）、

美国联合包裹（UPS）、

荷兰天地快递（TNT）。

报价后如何跟进客户

最近工作上遇到一个问题就是，许多客户在报价后就没有音讯了，可把我愁坏了。这也是其他外贸业务员在开发跟进客户时经常遇到的一个问题，这时我们该如何跟进呢？搜集网络上找到一些前辈们分享的一些跟进经验。

报价后客户没有回复怎么办？

首先要确认客户是否收到报价邮件，可以用以下模板跟进。

Dear ***,

Wish you have a nice day!

May I ask whether you have received my quotation? Now I am sending it again, if you have any other ideas. Please feel free to contact me. We will do much beTTer if you can give any advices to us.  I am waiting for your reply ASAP.

或

Hope you are fine, my friend. I haven’t received any information from your side. My last quotation email is attached to avoid you missing it. May I have your idea about our offer? We will try to satisfy you upon receipt of your reply. As we don’t want to lost a good customer like you!

If there is anything we can do for you, we shall be more than pleased to do so. Hope we can build good cooperation with you.

如果公司开通国际长途或者有充值的skype的话可以在发完邮件后打一个电话询问或者提醒客户。

如果客户还是没有回复可以隔几天在发一次，如果再没回复可以试下以下模板。

I have sent you email many times before but have not received ant reply from you so I am guessing the emails have not reached you.

Could you please drop me a short note if you receive this message and also pls tell me if you have any interest in our products? I don’t want to keep bothering you if you don’t have any interest.

跟踪客户没必要非得要求形式，重要的是内容和跟进的点找准。要死缠烂打但一定不要不停的发，否则引起客户方案，把你拉进黑名单就不好了。