为什么邮件发送失败和被退信？如何完美避免成为垃圾邮箱

邮件发送失败和被退信原因参考

1.可以快速判断的原因

A: 附件大，超过5M 

B: 收件人邮件地址，是否存在书写错误，或失效情况。

C: 邮件包含敏感词汇

2.错误原因和解决方案参考

A: 收件人邮箱错误/不存在，投递失败

返回关键字:

No such user、unknown、illegal alias、account inactive、user not found、Invalid、unavailable、recipient、not a valid、mailbox、cannot be delivered、Unable to relay

解决方法:

确认该email地址正确。确认无误后重新投递即可。

B: 对方邮箱空间不够,无法接收新邮件

返回关键字:

Quota、over、exceed、hard limit、exceeding、storage allocation

解决方法:

对方邮箱没有足够的剩余空间接收你的邮件,产生错误。

请你使用其他的方式与接收方联系,或者让接收方先清除邮箱中的邮件,以腾出空间接收新邮件。

C: 邮件过大，造成接收方服务器拒收

返回关键字:

exceeds、maximum message size、Datasize

解决方法:

把过大的邮件（图片、文件）打包，存储至网盘，仅留下正文内容，和网盘地址发送。

D:无法查找对方服务器名称(域名或主机)

返回关键字:

Host、unknown、not found、bad host、domain syntax、unreachable、Connectionrefused

退信原因:主机或者对方域名有错误,或者无法正确的被系统解析,导致投递出错很大部分都是由于@后面的域名写错了,或者是域名失效了(域名过期忘了继续注册或者被人抢注了)。

解决方法:

1）核对收件人"@"后面的主机和域名。如"sina.com"错写为"@sian.com"；或者把原本的"@163.net"错写为"@hot.163.net"。类似的还有在@和域名之间多加"."。

2）和对方确认是否邮箱在继续使用。

E失败:对方邮箱帐号被禁用(删除、冻结、锁定等)

返回关键字:Disabled

退信原因:此用户被禁用或者不可以使用,可能帐号被冻结或删除等。

解决方法: 

和收件人获取常用邮箱，重新发送。

F失败:对方拒收邮件

返回关键字: not welcome、content rejected、Message blocked、Recipient reject

退信原因:对方对您发给他的邮件作了限制,或者超出对方服务器要求。

解决方法:

1） 请把邮件做适当的修改。如发送的“主题”,尽量使用比较中性词语,例如“您好”等。

2） 控制邮件的容量不要过大,由于用户可以在过滤器中限制邮件的大小。

3） 请你先使用其他方式与收件人联系。如果需要有邮件急需发送,请先使用其他邮箱。

G失败: 连接超时

返回关键字：Connection timed out

解决方式:  

核对邮箱正确后，重新发送失败邮件。

H失败:“SPAM”垃圾邮件的标记

返回关键字: spam、spammers

解决方式： 

请重新修改邮件内容和邮件主题(标题)部分的文字说明,可以使用一些比较通俗的字眼如“你好”等。

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如何避免成为垃圾邮件

辛苦编辑的邮件进入垃圾箱——别着急，优贸网有几条值得注意的发送技巧，帮你提高发件质量：

发送的邮件是否会被判定为垃圾邮件？

垃圾邮件包括两种情况：

1）发送日志显示「发送失败」，原因为“垃圾邮件”：表明邮件直接被邮件服务器拒收；

2）发送日志显示「发送成功」，但邮件躺在了收件人的垃圾箱：表明邮件服务器接收了邮件，但在分配过程中，将邮件分配到了用户的“垃圾邮件”收件箱。

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如何避免成为垃圾邮件？

1. 确保你发的不是真正的垃圾邮件

垃圾邮件#即是指的是未经主动请求的大量的电子邮件。包括：

1）收件人事先没有提出要求或者同意接收的广告、电子刊物、各种形式的宣传品等宣传性的电子邮件;

2）收件人无法拒收的电子邮件；

3）含有虚假的信息源、发件人、路由等信息的电子邮件。

4）含有病毒、恶意代码、色情、反动等不良信息或有害信息的邮件。

5）对用户的利用价值较低且用户频繁收到，使用户无法忍受。

#非法内容邮件#即是指法律不允许散播的内容。

2. 优化邮件主题

- 编写一个吸引人打开的主题

请努力增加吸引力！增加好奇！

邮件服务器会将收件人行为纳入参考，比如——收件人是否打开邮件。一个吸引人的主题，可以帮你提升打开率的同时，提升收件箱好感。

- 避免敏感词

但在吸引人的同时，要避免成为收件箱的眼中钉，勿用夸张的符号、营销爱用的字眼（如免费）、大写字母等。

- 保持尽量简短

以确保大部分收件人能够阅读到邮件标题的全部内容。

- 增加主题内变量

大批量发送时，可以增加变量，比如使用姓名智能替换，降低邮件主题的重复率，减少邮件服务器的拦截率。

3. 优化邮件内容

- 不违法，不营销，不发广告

你会拒收的，也勿发他人~发邮件的基本~

- 发大家爱看的、想看的

为什么人们要订阅你的邮件？他们关心什么，想从你的邮件中获得什么？怎样与他有更紧密的结合？

- 避免、减少敏感词

政治敏感词，如国家、军队等；促销敏感词，如免费、立即点击等；大量符号也要避免哦，发送网址尽量改为短网址发送（灵析表单、筹款、邮件模板都可以生成短链接）。

- 降低图片比例

图片比例不要过高，更不要整封邮件没有文字仅有一张图片。

- 邮件附件类型

PDF最好，其次是图片、word、excel。exe及压缩文件（rar、zip），因为邮箱服务器难以判断其安全性，为保护用户，通常会标记为垃圾邮件。

如果真有一大堆附件要发送，不如上传百度云，提供下载链接。

4. 调整群发策略

- 有针对性的发送

毫无选择地发送邮件，必然造成打扰，被收件人标记为“垃圾邮件”会让收件箱人为你“罪证确凿”。

最优方案，是让收件人在有心理预期的情况下接收邮件，比如主动订阅。你可以网站/官微，增加填newsletter订阅表单，也可以在捐赠感谢信/活动反馈中，增加订阅邮件的表单链接，引导大家主动订阅。

- 在正式发送前做好测试

测试主流邮件服务器对这封邮件的反应，将邮件发给主流邮件服务商（网易、新浪、QQ、腾讯企业邮、以及常用的客户端Outlook及Foxmail）。如果测试邮件进入了垃圾邮件箱，那正式发送时，也极有可能进入垃圾邮件箱。假如测试信都进入垃圾箱，那么你就得重新检视内容，找出导致邮件进入垃圾信箱的原因。

ABtest，什么样的主题和模板更受邮箱欢迎——猜测不如发送测试来积累经验哦：）

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以上，请大家在发送邮件时多加注意。一旦被邮件服务器盯上，难洗嫌疑。

更重要的是，邮件被长期存档在粉丝们的收件箱，是构成机构印象的主要来源之一。

一封用心的邮件，可能胜过千言万语。