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外贸人，这样安排每天时间，可好？

  • b2b3.com
  • 2021-12-28

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很多做外贸的朋友都会碰到这样的情况：

每天发多少邮件，报多少价格，发多少开发信出去，但往往几个月下来，都没有什么成效，于是很失望，很怀疑，觉得自己努力白费了……


类似这样，每天工作很久，睡前还发邮件，凌晨还算好时差给很多客人发email，但就是效果甚微。感觉自己明明很努力了，为什么还是不见效果呢？在外贸圈，其实从来不缺乏努力，不缺乏拼命三郎，缺的是思考。


来一起看一下外贸业务员应该如何提高工作效率?



每天查看汇率原材料价格等情况


汇率一般以中行或央行为参考，作为一个外贸业务员，及时了解汇率动向是很必要的工作。


另外，我一般还要看看国内原材料的价格走向，顶多十分钟就可以完成。



每天查看客户跟进情况


浏览客户跟踪情况表、客户跟进表，查看一下有哪些客户已经有一段时间没有联系。我一般是按照 2-3 个星期左右的周期给他们逐个发一些问候的邮件，邮件的内容根据不同的对象会有所选择。


邮件的内容需要简洁、轻描淡写，千万别写太长，客户没时间看。有些业务员写开发信的时候已经写了一堆介绍公司优势如何的内容，这样跟进的时候根本不需要再写了，写多了客户会反感。大家虽然肤色不同，但人的心理还是有共性的。


和未成交客户保持联系，让他始终记得你。这一点在客户准备更换供应商的时候尤为重要，他会第一时间想到你。


持续地联系会给客户这样一种感觉：你的服务很好并且有诚意跟他合作，那么当他之前的供应商出问题的时候，他就会给你机会！下面是几个维护客户关系的参考邮件。



Example


Dear XXX,
How are you? I hope your everything is going well.
I wonder whether you have any pending orders or inquiries recently.

If so, please contact me without hesitate, we are sure any of your inquiry will get our prompt attention & reply. Thanks.

Best regards,
XXX

和已经成交客户增进关系，展示服务！客户都喜欢有跟进意识的服务人员。有些业务员认为出了货，收了尾款这一单就结束了。

其实，实际情况告诉我们：每一次的售后跟进都可能是客户决定返单的一个契机。这对加强客户对你的印象和信任，都会起到潜移默化的作用。这样随手就能发的邮件，为什么不做呢?



Example


Dear XXX,
Hope this email finds you well.
Have you received the goods? How do you think?
I hope you are satisfied with our quality. If any comments, please let me know. Thanks.
Best regards,
XXX

提醒老客户考虑新的订单计划。老客户收到后一般会很快回复你的邮件，而且有些客户会告知你具体什么时候会有新的订单。



查看每日工作计划表


外贸业务是一项具有连续性的工作，比较辛苦，但贵在坚持。对于昨天没完成的工作，要大致考虑好今天安排在哪个时间完成。


然后开始再计划。有些人缺乏计划性，想到什么做什么。每天忙得不可开交，但客户却丢着好几个月没有跟进。


每天先把要做的事情列一下，然后添加到每日工作计划表中。根据事情的性质分为四类：重要且紧急、重要不紧急、紧急不重要、既不紧急也不重要。优先处理重要且紧急和重要不紧急两类。



工作分类



重要且紧急：跟客户谈判，催客户尾款，给意向客户报价，给客户做PI，准备样品（维持你现有的业绩的事务），完成工作计划；


重要不紧急：开发新客户，跟进未成交客户，研究目标市场，学习更多的产品知识，汲取更多业务经验，和客户建立信任，制定销售计划和工作目标，改进与供应商的关系，锻炼身体，好好吃一顿午饭，适当休息等（一切对你未来业绩提升有直接关系的事务）；


紧急不重要：其他部门要求你配合的工作，领导交待的非业务性工作。很多事情看似很“紧急”，实际上拖一拖，甚至不办，也无关大局。学会委托或分配这些事务交给助理、跟单甚至新业务员去做；


既不紧急也不重要：娱乐、上网、闲聊、消遣。

平时把主要时间和精力集中于前两类事务，工作时才是真正有效率。


此外，以下这些技巧还能帮助你进一步成长：


  • 每天固定花半个小时对一段时间未联系的客户 say hello；
  • 每天花半个小时时间阅读一下国际站的英文新闻，对时事多了解一些，并且锻炼阅读能力，当有客户来拜访时，至少你就有很多当下热点的话题；
  • 每天用半小时至一小时用来回复老客户的邮件，简洁表达清楚即可，把更多的精力用来考虑和研究怎样去跟进和回复潜在客户，力求建立起信任；
  • 每天花半小时的时间来研究了解目标市场，对一个目标市场的了解起码知道市场销售价格、市场常见品牌、做这个品牌的供应商和分销商有哪些、销售渠道有哪些、目标市场上行业内的标杆客户、主要规格类型、该国最大的几个supermarket等。


合理高效地运用工具


早上的这段时间，对大多数人来说，都属于效率不高的一段时间。这段时间内适合做一些机械的、闲杂的工作，用来发开发信，是再合适不过了。（一般为半小时或一小时，控制在 10 点半之前结束）


当然有些人认为，应该根据不同时区的客户，选择不同的时区去发开发信，这样确保开发信能够出现在客户邮件列表的最上部。我认为，这个考虑是 OK 的。但是我可以同样用别的方法去吸引客户的注意力来弥补。比方说：邮件标题的写法、设置邮件高优先级标签等。


除了合理安排自己的工作计划，掌握有效的外贸工具也是摆脱佛系外贸人的必备技巧。

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